La réussite de ce projet est notamment liée à la mise en place d’une organisation de pilotage efficace et cohérente, ainsi que d’un dispositif d’accompagnement complet s’inscrivant dans l’organisation générale de l’éducation nationale.

• Un comité de pilotage stratégique, composé des responsables des organismes partenaires du projet (Présidents et Recteur). Ce comité est chargé des décisions et orientations stratégiques, il se réunit deux fois par an.

• Un comité de suivi opérationnel, composé des chefs de projet des organismes partenaires du projet. Ce comité est chargé de suivre le projet dans toutes ses composantes et de prendre les décisions opérationnelles (ou de soumettre les décisions stratégiques au comité de pilotage). Il se réunit trimestriellement et peut être élargi en tant que de besoin à certaines entités comme le CRDP, l’IUFM, les corps d’inspection, des services spécifiques du Rectorat, …. Des rassemblements des animateurs-relais peuvent également être organisés lors des comités de suivi mensuels.

• Un groupe projet, composé de représentants des organismes partenaires du projet et du titulaire du marché. Il est chargé de piloter « au quotidien » les différents chantiers opérationnels (qualification, déploiement, accompagnement, évaluation, …). Il se réunit mensuellement (soit une dizaine de réunions par an en tenant compte des congés scolaires).

• Une cellule d’animation régionale, composée notamment du Rectorat et de l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, chargée de toutes les composantes animation du dispositif et accompagnement du changement.

• Des « animateurs-relais » sont répartis dans les différents bassins de formation (soit une vingtaine de personnes en Midi-Pyrénées), véritables courroies de transmission entre le comité de suivi et les établissements. Ces animateurs relais sont appelés à jouer un rôle clé dans tous les moments forts du dispositif, qu’il s’agisse de la préparation au déploiement, du déploiement lui-même, de l’animation des équipes projets dans les établissements, de la conduite du changement, …

• Chaque établissement sur lequel l’ENT est déployé met en place une équipe projet autour du chef d’établissement. Cette équipe comprend au moins un administrateur local.

• Une assistance premier niveau (notamment téléphonique) est mise à disposition des personnels de l’éducation nationale par le Rectorat d’Académie de Toulouse pour tous leurs besoins de support, y compris fonctionnels. Cette assistance premier niveau est en contact direct avec l’assistance second niveau fournie par le prestataire de la plate-forme ENT Midi-Pyrénées.

• Une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) accompagne les partenaires dans le pilotage et l’animation du dispositif. Cette AMOA participe au comité de pilotage, au comité de suivi, à différents chantiers suivis par le groupe projet, en particulier l’accompagnement des animateurs relais et l’évaluation du dispositif. Sauf actions spécifiques (notamment l’évaluation ou des séminaires annuels, …) , l’AMOA n’est pas en contact direct sur le terrain avec les établissements.